コピー機のレンタルってどんなシステム?リースとはどう違う?レンタル徹底解説

コピー機のレンタルってどんなシステム?リースとはどう違う?レンタル徹底解説

コピー機はどんな会社にも一台は置いてあるものですが、最近では規模が小さな個人事業の方が設置することも珍しくなくなってきています。このコピー機を導入するには、メーカーから購入する以外にも、レンタルという方法があるのをご存知ですか?使い方によっては、コピー機は購入するよりレンタルの方が得なこともあります。

レンタルとリースの違いや、メリット・デメリットについても詳しく解説していきます。

レンタルのコピー機とは?

コピー機は印刷の仕上がりやコピーの速度などを求めると、どうしても高額になるものです。高機能なものになると数十万円になるものも多く、「必要だから買いましょう」と簡単には決められないものです。そこで最近人気なのがコピー機のレンタルというシステムです。

レンタルは文字通り「借りる」ものなので、当然所有権はレンタルに出す会社側にあります。しかし借りた側は自分のオフィスに置いて自由に使うことができるので、購入した場合と変わりなくいつでもコピーをとることができます。

また、使用している期間は定期的なメンテナンスが契約に含まれるので、万一故障した時にも自力で直そうと四苦八苦したり、修理してくれるところを探したりという苦労もありません。さらに経理的な観点からいうと、コピー機はあくまで借りた物であるため、固定資産税の対象にはなりませんし、減価償却の必要もありません。

コピー機を導入しようと思った時は、レンタル、購入、リースの3つの中から、どんな目的で、どのぐらいの期間使うのかを比較するとよりお得な方法を見つけやすくなります。

コピー機のリースとレンタルはどう違う?

リースもレンタルも同じ借りる方法なので混同しやすいのですが、両者は明確に違うシステムです。一般的にリース契約は法人のみが対象で、個人が契約することはできません。一方のレンタルでは、個人でも法人でも契約することができます。

そしてリースは契約したら途中で解約することはできないのに対し、レンタルでは中途解約も可能です。状況に応じて契約期間を変更できるレンタルは自由度が高いので、事業を始めたばかりの人にも向いています。また、契約期間についてもレンタルとリースでは大きな違いがあります。

リースの場合、短期での契約はできません。ほとんどの場合は5年~7年という長期の契約が前提になるので、いったん契約してしまえば楽なのですが、「もっと安くて良いコピー機のリースがあるから」と解約することはできません。

これに対してレンタルの契約期間は1日だけというごく短期から可能です。ただ、長くても3年程度なので、期間を満了した場合にはまた新たな契約が必要になります。

レンタルのコピー機のデメリット

短期間でも利用できるレンタルは手軽ですが、費用はリースより高めになる傾向があります。また、コピー機の数には限りがあるため、機種を選ぶ範囲もかなり狭くなります。場合によっては使い勝手が思っていたのと違う、ということも起こり得ます。

そして注意しておきたいのは、レンタルに出されるコピー機は基本的に中古品であるという点です。短期だけの契約ができるレンタルゆえに、複数の事業所で使いまわしているコピー機をレンタルすることになります。するとコピー機によっては粗雑な扱いをされていたり、メンテナンスが不十分だったり、ということもあり、せっかくレンタルしても故障が多く、使いたい時に使えない、といったケースもあります。

個人でも手軽にレンタルできるのは確かに便利ですが、導入する時にはどのような条件になっているかをしっかり確認することが大切です。意外な盲点となるのが、導入する時の搬入搬出の費用です。大型のコピー機の場合は重機を用いて搬入することもあり、この費用がかさむこともあります。

レンタルのコピー機のメリット

一番のメリットはなんといっても借りたい時に借りられ、不要になれば解約できるという点です。リースは期間の縛りがきついのですが、レンタルなら気軽に借りることができます。借りてみたけど使い勝手が気に入らない、という時でも、簡単に機種変更ができます。

また、通常、リースの場合は事前の審査があります。この審査には長い時間がかかるうえに、借りたい法人がすべて審査を通って借りられるわけではありません。これに対してレンタルは審査がありません。借りたい時にすぐに借りることができます。

たとえば個人で印刷物を作りたい、という時に1日だけ借りることもできますし、急な仕事を引き受けてどうしてもコピー機が必要になった!という時でもすみやかにコピー機を導入することができます。この利便性の高さはレンタルならではのものです。

こんな時はレンタルがお得!

短期で借りたい時だけ借りられるので、イベントを開催する時にはレンタルが便利です。たとえば新入社員研修を行う1か月間だけ研修室に設置したい、という時でもレンタルが可能です。また、企業が新商品の会議を開催するにあたって、人目に触れさせたくないものを大量にコピーしたい時は会議室に専用のコピー機を置くこともできます。

この他、塾なら試験直前の対策プリントを大量に印刷したい時もあるでしょうし、選挙事務所で選挙期間だけコピー機を設置したいという事もあるでしょう。建設会社なら工事現場の事務所にコピー機がないと不便ですが、工事が終わるまでの間だけなら買うよりもレンタルの方が便利ですね。

個人の場合でも、繁忙期には仕事を自宅に持ち帰る人や、PTAや町内会の役員になってしまった人などはレンタルでコピー機を導入すると楽です。若い人でも同人誌を作ったりサークル活動に使ったりと、レンタルのコピー機の活躍の場は幅広くあります。

レンタル費用はどのぐらい?

レンタルする時にもっとも気になるのが「いくらかかるのか」ということですね。レンタル費用についてはレンタル会社や機種・期間によって大きく違ってきますが、あくまで一例として、次のような金額のところがあります。

半年以上の長期契約をした場合、毎分30枚コピーできるカラー複合機をレンタルした場合、月額2,800円です。

これより高速の毎分45枚コピーできるタイプだと4,800円になります。

この他保守料金として5,000円が別途かかります。1週間以内の短期の場合ですと、保守料金が5,000円かかるのは同じですが、同じタイプの複合機で毎分30枚コピーできるタイプは30,000円、毎分45枚コピーできるタイプだと35,000円です。

このようにレンタル料金は機種や処理能力、契約期間によって差が出てくるようです。

また、短期契約の場合はどうしてもかなり割高になります。レンタルを利用する時には、どのぐらいの期間借りるのか、搬入搬出にはいくらかかるのか、トナーや保守はいくらなのか、という点をチェックして借りましょう。

参考情報『中古コピー機販売・複合機リースのOAランド